Daten verwalten mit GeoFile
Ein sehr großes Anwendungsgebiet für Computer ist die Dateiverwaltung. Und natürlich gibt es auch ein Dateiverwaltungsprogramm für GEOS: GeoFile. Ob es die Verwaltung von Adressen, der heimischen CD-Sammlung oder von Videofilmen ist, es gibt eine Menge Anwendungsmöglichkeiten für GeoFile.
Der Entwurf von Masken
Zur Verwaltung von Daten müssen diese in ein Formular eingetragen werden. Die Erstellung des Layouts dieses Formulars (auch Maske genannt) ist der erste Schritt bei der Arbeit mit GeoFile. Zu einem Datensatz gehören immer eine Reihe verschiedener Informationen. Bei einer Adressenverwaltung sind das z.B. Name, Vorname, Straße, PLZ und Stadt, vielleicht auch noch die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse. Die Erscheinungsform dieser Daten auf dem Bildschirm wird durch die Eingabemaske festgelegt. Zum Erstellen von Masken muß im Menüpukt options der Unterpunkt form design aktiviert sein (das ist die Default-Einstellung). Am besten klickt man beim Anlegen einer Maske im Menü display den Punkt grid background an, damit man eine Orientierung beim Platzieren der einzelnen Felder hat. Mit einem Mausklick wird die erste Ecke eines Eingabefeldes markiert, dann zieht man den Rahmen bis zur gewünschten Größe und legt ihn mit einem zweiten Mausklick fest. Das Feld kann mit einem einfachen Klick auf das kleine Viereck links oben verschoben werden, zum Ändern der Größe des Feldes klickt man auf das gestreifte Viereck rechts unten und zieht den Rahmen auf die gewünschte Größe. Um weitere Eingabefelder exakt unter- oder nebeneinander positionieren zu können, sollte man die Funktion align on wählen. Damit werden die Eingabefelder am Hintergrundraster ausgerichtet.
Am schnellsten sind neue Felder erstellt, indem man das kleine Viereck links oben im ersten Eingabefeld doppelklickt, dann kann man dieses Feld einfach kopieren. Wenn alle Eingabefelder für die Datensätze festgelegt sind, müssen die Felder Titel bekommen. Das geschieht, indem im Modus form design das Feld einfach angeklickt und der entsprechende Titel eingegeben wird, also z.B. Name, Vorname, Ort etc... Außerdem muß angegeben werden, was für Daten in dem Feld gespeichert werden sollen. Geofile unterscheidet numerische und alphanumerische Felder, beim Suchen von Daten wird in ersteren nach der Zahlengröße, bei letzteren alphabetisch vorgegangen. Außerdem gibt es noch sogenannte Kommentarfelder. Diese nehmen keine Daten auf, nach denen GeoFile suchen könnte sondern dienen nur der Erläuterung. In ein solches Feld kann zum Beispiel eine Grafik platziert werden (möglicherweise ein gescanntes Paßbild der betreffenden Person). Bevor nun mit der Eingabe der Daten begonnen werden kann, muß noch ein Feld angegeben werden, nach dem die Datensätze sortiert werden. Im Beispiel der Adreßverwaltung bietet sich der Nachname an. Es wird also dieses Feld angeklickt und im Menü field der Punkt set sort field gewählt. Für alle Felder kann man nun auch noch separate Schriftstile wählen (Menüpunkt set style). Die anderen Menüpunkte erklären sich größtenteils von selbst, ansonsten hilft immer noch ein Blick in das Handbuch. Nur auf eins soll hier noch hingewiesen werden: Mit dem Punkt delete kann man ein Feld völlig aus der Eingabemaske entfernen. Wenn man das bei einer bereits bestehenden Datei macht, gehen damit allerdings alle Einträge dieses Feldes in allen Datensätzen verloren. Also vorsicht...Beim Verlassen des form design Modus (z.B. zur Eingabe von Daten oder dem Ausdruck), dem Verlassen der Datei oder des Programms wird die Maske automatisch gespeichert.
Das Eingeben von Daten
Zuerst wird über das Menü options in den Dateneingabemodus gewechselt. Hier kann man nun einfach das Feld anklicken, in dem ein Eintrag erfolgen soll. Man kann sich mit C= + Cursortasten auch zwischen den Feldern bewegen; benutzt man nur die Cursortasten, bewegt man sich innerhalb des aktuellen Eingabefeldes. Hat man einen Datensatz abgeschlossen und will den nächsten anlegen, wählt man im Menü form den Punkt new form oder benutzt die Tastenkombination C= + N. Die Datensätze werden dabei automatisch gemäß dem anfangs festgelegten Sortierfeld eingeordnet. Viel mehr gibt es zur Eingabe von Daten gar nicht zu sagen. Natürlich kann man die Datei später noch jederzeit erweitern oder bestehende Daten ändern.
Datensuche in GeoFile
Um einen bestimmten Datensatz in einer Datei zu suchen, können die vier Icons oben rechts benutzt werden. Mit den Pfeilen gelangt man jeweils einen Datensatz nach vorn oder zurück.
Die beiden Gesichter stehen für die Suche nach bestimmten Suchkriterien, die in einer Suchmaske näher spezifiziert werden können. Diese erreicht man über das Menü form und den Punkt create search form. Hier können in die Felder die Suchkriterien eingegeben werden. Man kann sich z.B. alle Namen, die mit R beginnen heraussuchen lassen oder auch Adressen, die Im PLZ-Gebiet 85 liegen. Der Phantasie sind da keine Grenzen gesetzt und natürlich können die Joker * und ? benutzt werden. Auch logische Verknüpfungen sind möglich, so daß nur eine oder stets mehrere Bedingungen erüllt sein müssen. Wenn die Suchmaske fertig ist, klickt man auf OK und anschließend auf das Gesicht für die Richtung, in der gesucht werden soll. Im übrigen kann auch jederzeit die Datei nach einem anderen Feld umsortiert werden. Dazu muß einfach nur ein Feld angeklickt und im Menü field der Punkt set sort field angeklickt werden.
Drucken von Datensätzen
Selbstverständlich kann man die Datensätze auch ausdrucken, dazu wählt man in der Menüleiste unter options den Unterpunkt print. GeoFile bietet vielfältige Möglichkeiten für den Ausdruck. Man kann die gesamte Datenbank ausdrucken, nur ausgesuchte Datensätze davon, kann auf unterschiedliche Papierformen drucken oder auch nur bestimmte Felder.
Wenn wir beispielsweise Etiketten aus unserer Adreßdatei drucken wollen, wäre es natürlich unsinnig, wenn die Telefonnummer mit gedruckt werden würde.
Aber auch dafür hat GeoFile eine Lösung. Im Menü file, Unterpunkt change layout kann man entsprechend neue Masken generieren. Man kann vereinbaren, daß Vorname und Name nebeneinander stehen, welche Felder nicht gedruckt werden sollen etc. Gerade für Adreßaufkleber ist es auch sinnvoll, im Menü field den Punkt print no field names zu wählen.
Will man einzelne Feldnamen dennoch drucken, so kann man dies mit print field name einstellen. Namen, die nicht gedruckt werden, erscheinen auf dem Bildschirm durchgestrichen. GeoFile läßt auch Optionen zu, wie nur den aktuellen Datensatz zu drucken, alle Datensätze zu drucken, ein leeres Formular zu drucken oder, wie schon beschrieben, die der Suchmaske entsprechenden Daten zu drucken. In dieser Beziehung ist das Programm wirklich sehr flexibel. Außerdem kann man, wie schon kurz erwähnt, auch die Papierart bestimmen, worauf gedruckt werden soll. Neben Endlospapier hat man auch die Wahl, auf Karteikarten oder Etiketten zu drucken, was sich besonders für Adreßaufkleber eignet. Eine weitere, für den Ausdruck sehr nützliche Funktion, ist der Menüpunkt pack forms. GeoFile zeigt die Druckseite auf dem Bildschirm verkleinert an, wobei die maximale Anzahl von Datensätzen auf dem A4-Blatt untergebracht wird. Diese Anzahl kann man mit dem + und - am oberen Bildschirmrand ändern und die Auswirkungen direkt am Bildschirm sehen.
Zusammenspiel mit GeoMerge
GeoFile eignet sich hervorragend in Verbindung mit GeoWrite und GeoMerge zur Erstellung von Serienbriefen. Angenommen, man will zu einem Klassentreffen einladen und hat die Adressen der ehemaligen Klassenkameraden als GeoFile-Datei vorliegen. Am einfachsten wäre es, allen den gleichen Text zuschicken, dabei aber jeden pesönlich mit dem richtigen Namen anzusprechen und die korrekte Anrede (Herrn/Frau) auf dem Umschlag zu verwenden. Das ist kein Problem. Zuerst schreibt man einen Lückentext mit GeoWrite und eine Vorlage für die Adreßlabels.
Für letztere hier ein Beispiel:<<Anrede>>
<<Vorname>> <<Name>>
<<Strasse>>
<<PLZ>> <<Ort>>
Dabei kann man beliebig mit Schriftstilen arbeiten. In dieser Art wird auch der Einladungstext verfaßt. Für variable Daten müssen nur die Platzhalter eingefügt werden (
Wenn dies alles geklärt ist, wählt man im Menü file den Punkt build scrap. Nun erscheint ein Fenster. Links kann man wählen, ob ein Textscrap oder eine Einfügungs-Datei erzeugt werden soll. Sinnvollerweise wählt man hier letztere. Rechts kann man die Datensätze auswählen, die in die Einsetzdatei übernommen werden sollen. Da sicher alle ehemaligen Klassenkameraden eingeladen werden sollen, kann man getrost die Default-Einstellung alle Blätter übernehmen. Nach dem Klick auf OK wird noch der Name für die Datei verlangt und diese anschließend erstellt. Nun kann man GeoMerge starten, gibt den Namen des Lückentexts bzw. der Adreßlabel-Datei ein und beantwortet die Frage, ob die Daten aus einer Einsetz-Datei übernommen werden sollen, mit JA. Jetzt wird nach dem Namen der Einsetz-Datei gefragt. Anschließend muß man nur noch den Druckertreiber wählen und kann sich zurücklehenen, vorausgesetzt, der Drucker hat einen Einzelblatteinzug...Um gleich noch einer Fehlerursache vorzubeugen: GeoMerge ist ein bisschen pingelig, was Sonderzeichen betrifft. Labelnamen mit ä,ö, ü und ß ignoriert es einfach. Daher sollte man zum Beispiel in einer Adreßdatei das Label <<Straße>> immer mit "ss" und nicht mit "ß" schreiben.
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